Cómo comprobar que un asistente de IA dejó de consultar un documento

Qué se retira y quién lo autoriza

Un manual de recepción indica que los camiones deben entrar por el portón norte. Mañana cambia el acceso. Operaciones necesita que el asistente deje de recomendar esa entrada, aunque la empresa conserve la versión anterior del manual para explicar decisiones pasadas. Antes de contratar la solución, conviene pedir al proveedor que resuelva ese ejemplo con un documento ficticio. La decisión de compra depende de lo que pueda demostrar al final de la prueba.

El índice es el catálogo en el que el asistente busca material para preparar sus respuestas. Puede contener pasajes de un archivo y representaciones numéricas que ayudan a encontrarlos por significado. Al solicitar el retiro, identifica el documento, su versión y las colecciones donde debe dejar de consultarse. El área dueña del manual decide qué instrucción sigue vigente. TI identifica qué sistemas la distribuyen. La revisión de quién puede consultar un documento que continúa vigente corresponde a otra prueba. Cómo comprobar la revocación de permisos.

Qué cambia si el archivo contiene datos personales

Un manual obsoleto puede plantear un problema operativo aun cuando solo describa portones y horarios. Si también identifica a una persona, la empresa debe examinar el tratamiento de sus datos. En Chile, al 4 de noviembre de 2026, el artículo 6 de la Ley 19.628 exige eliminar o cancelar los datos personales si ya caducaron o su almacenamiento carece de fundamento legal. El artículo 12 permite al titular pedir su eliminación en esos supuestos, con las excepciones legales correspondientes. Ley 19.628, versión aplicable en esta fecha.

El artículo primero transitorio de la Ley 21.719 sitúa la entrada en vigor de sus modificaciones a la Ley 19.628 el 1 de diciembre de 2026 según el texto publicado. El futuro artículo 7 contempla causales de supresión y excepciones, entre ellas el tratamiento necesario para cumplir una obligación legal. Ley 21.719.

El boletín 18.623-07 propone modificar ese calendario. Al 4 de noviembre el registro legislativo lo muestra en tramitación. Si la fecha de la reforma incide en el contrato, vuelve a verificar el texto publicado al firmar o renovar el servicio. Iniciativa de postergación. Estado del trámite legislativo.

En la solicitud al proveedor, separa la instrucción de suspender la consulta del documento de la decisión sobre los datos que corresponde eliminar o conservar. Por ejemplo, la finalidad que justifique archivar una copia debe evaluarse por separado de su disponibilidad en el asistente. Pide al equipo responsable de privacidad que delimite el caso y a TI que documente qué medidas aplicó en cada sistema alcanzado por esa decisión.

Cómo seguir el documento hasta sus fragmentos

Pide una demostración con la configuración que incluye la oferta. En un despliegue que divide el manual en pasajes, anota cómo se vinculan esos pasajes con el archivo de origen y con su versión. Pregunta qué proceso recibe el aviso de retiro, en qué índice actúa y cómo informa un resultado parcial. Un proveedor que opera un servicio administrado puede aportar un reporte verificable sin abrir a terceros el acceso a sus sistemas internos.

En Azure AI Search, las proyecciones permiten relacionar cada fragmento con el documento que lo originó. Cuando se elimina por completo ese documento de la fuente, la eliminación de los fragmentos asociados depende de que una política de detección reconozca la baja. Microsoft describe el retiro manual de los fragmentos cuando corresponde. Para evaluar una oferta, pide que el proveedor identifique el mecanismo efectivamente configurado y cómo detecta fragmentos que quedaron disponibles. Documentación de las proyecciones del índice.

Amazon Bedrock ilustra una distinción de alcance. Tras retirar un archivo de una fuente, la documentación indica que hay que sincronizar esa fuente. Al eliminar el recurso completo de fuente o base de conocimiento, una política distinta permite borrar o conservar los datos convertidos en representaciones vectoriales. El almacén vectorial sigue existiendo. Al cotizar, pide que la propuesta describa por separado el retiro habitual de un documento y la salida definitiva del servicio. Gestión de fuentes en Amazon Bedrock.

Una prueba que también detecta una falla del buscador

En un ambiente de prueba, prepara dos archivos ficticios con referencias que puedas distinguir. Asocia «Ámbar 47» al portón norte en el manual que retirarás, y «Olivo 62» al portón sur en otro que seguirá vigente. Comprueba primero que ambos aparecen en las búsquedas y que el asistente cita el pasaje correcto. Guarda los identificadores y versiones observados. Así podrás comparar el resultado antes y después sin usar información de trabajadores ni de clientes.

Conserva el mismo perfil autorizado durante el ensayo. Retira únicamente el manual Ámbar por la vía prevista y registra cuándo comenzó y terminó el proceso. Solicita el resultado de la comprobación en el índice por identificador de origen y versión. Abre una conversación nueva, busca el código ficticio y formula también la pregunta sobre el portón sin mencionar el código. Revisa los pasajes recuperados y sus citas. Repite la consulta sobre Olivo para comprobar que la búsqueda continúa operativa.

Si el buscador aún recupera un pasaje de Ámbar, deja el retiro abierto y registra el componente pendiente. Si no aparece ninguno de los dos manuales, investiga la disponibilidad del buscador antes de aceptar el resultado. Y si la respuesta todavía menciona el portón norte, revisa de qué fuente sale esa indicación. Otro documento vigente podría contenerla. El acta debe permitir distinguir esos tres resultados sin depender de una captura aislada del chat.

Qué queda fuera del índice activo

Para cerrar la aceptación, pregunta qué ocurre con las respuestas que se guardaron antes del retiro, las copias temporales y los respaldos, si esas capas existen. Por cada copia identificada pide su responsable, acceso permitido, criterio de conservación y forma de verificar su destino. Cuando una capa dependa de otro proveedor, identifica quién puede obtener su evidencia. Deja expresamente pendiente cualquier copia cuyo destino siga sin comprobarse.

Incluye una prueba de recuperación en un entorno aislado. Si se restaura un respaldo anterior al retiro, pide que el equipo muestre cómo vuelve a aplicar la decisión y comprueba el índice antes de habilitar consultas. Acuerda también qué ocurrirá si una sincronización posterior intenta incorporar el archivo otra vez. La decisión comercial puede quedar sujeta a demostrar ese paso cuando la empresa deba mantener procedimientos retirados en su archivo documental. Seguridad y gobierno de IA para empresas.