En este artículo
LAS IDEAS CLAVE
- 01
Una suplencia necesita límites de vigencia, filial y monto.
- 02
Las tareas abiertas merecen revisión cuando cambia el titular de un cargo.
- 03
La prueba debe llegar hasta el estado de la orden en el sistema de compras.
Qué significa delegar una aprobación
Una suplencia es el permiso temporal para que otra persona decida sobre determinadas solicitudes. Imagina que una jefa de abastecimiento sale de vacaciones con una compra pendiente. Su reemplazante puede estar facultado para comprar insumos de una filial y carecer de atribuciones para contratar servicios de otra. Para evaluar una propuesta, elige una compra que caiga dentro del permiso y otra que quede fuera.
En Power Automate, quien recibe una solicitud puede reasignarla. Para quien la inició, Microsoft describe la opción de cancelar la petición y editar el flujo para cambiar el destinatario. Pide al proveedor que muestre quién podrá actuar si el titular ya está ausente. Documentación de aprobaciones de Microsoft.
Si todavía estás comparando comprar una plataforma y desarrollar el proceso, la guía de software a medida o SaaS propone cómo evaluar ambas opciones.
Qué hacer con las compras que ya están esperando
Para unas vacaciones, acuerda el inicio y el fin de la suplencia y qué ocurrirá al regreso con las compras pendientes. Para un cambio de cargo, pide a TI que liste las solicitudes abiertas del titular anterior y compruebe cuáles debe asumir otra persona. Cambiar el destinatario de los avisos futuros deja por resolver quién puede contestar los que ya se enviaron.
OWASP recomienda verificar los permisos en cada petición. Pide que el antiguo titular abra el enlace original e intente aprobar la compra mientras sigue pendiente. Si perdió sus facultades, el sistema debe denegar el intento. Verifica que solo la decisión del reemplazante autorizado permita liberar la orden. Guía de autorización de OWASP.
Qué debe demostrar el proveedor
| Situación de prueba | Resultado que conviene exigir |
|---|---|
| Ausencia programada | El suplente puede decidir sobre la compra autorizada durante su vigencia. |
| Cambio de cargo con solicitud abierta | El enlace antiguo respeta las facultades actuales del titular. |
| Vencimiento sin suplente habilitado | Compras identifica el estado y la persona que debe resolver la excepción. |
En pantallas pequeñas, desliza la tabla para comparar.
Cómo comprobar el vencimiento
Un recordatorio vuelve a pedir respuesta. Un escalamiento avisa a la persona encargada de resolver el atraso. La empresa debe indicar por separado si esa persona también tiene facultades para aprobar. Microsoft muestra un patrón en que el flujo espera tanto la respuesta humana como el vencimiento y sigue el camino del primero que ocurre. Patrón de interacción humana de Azure.
Para la demostración, deja vencer una solicitud de prueba y haz que el antiguo titular responda después. Comprueba si Compras puede ver cuándo venció, qué hizo el flujo y quién debe intervenir. Abre la orden en el ERP para verificar que ese clic tardío no liberó la compra. Si se vuelve a solicitar autorización, vincula ambas solicitudes para que Compras pueda reconstruir la decisión.
Antes de aceptar la suplencia
Marca lo que ya revisaste. Las marcas quedan solo en esta página.
Errores comunes
Dar por aprobada la orden porque el correo de aviso se entregó.
Permitir que un solicitante designe a su propio aprobador aunque la política de compras lo prohíba.
Preguntas frecuentes
¿Basta con copiar al reemplazante en el correo?
La copia le avisa. La plataforma debe comprobar su identidad, las atribuciones y el alcance de la solicitud antes de aceptar una decisión.
¿Quién puede actuar si también falta el suplente?
La persona designada en la siguiente instancia, dentro de sus facultades. Si la política carece de un reemplazo habilitado, Compras debe poder identificar y retener la solicitud.
¿Qué evidencia conviene conservar cuando cambia el titular?
La solicitud original, la fecha del cambio, quién autorizó la reasignación, quién decidió finalmente y qué estado quedó registrado en la orden.
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CON TEXTO Y CONTEXTO
Fuentes y referencias
- How to – Top scenarios with approval flowsMicrosoft Learn
- Authorization Cheat SheetOWASP
- Human interaction patternMicrosoft Learn
Contenido elaborado con asistencia de IA a partir de las fuentes enlazadas. Las recomendaciones corresponden al análisis editorial de Digital Dev. Cómo elaboramos y corregimos nuestros artículos.